Wo beginnt und endet der Prozess? Was bewirkt, dass es beginnt? Und woher wissen Sie, wann es fertig ist? Machen Sie diese Grenzen genau definiert. Finden Sie heraus, welchen Prozess Sie zuerst dokumentieren möchten. Bestimmen Sie den Zweck (warum und wie der Prozess der Organisation zugute kommt), und geben Sie eine kurze Beschreibung des Prozesses an. Der Aufbau effizienter Dokumentenverwaltungsprozesse in Jira kann für Sie zu einer echten Herausforderung werden, insbesondere wenn Sie mehrere Dateien in Jira-Problemen haben und diese mit Ihren Kollegen kategorisieren, teilen oder diskutieren müssen. Glücklicherweise bietet der Atlassian Marketplace genügend Apps, um Document Management-Workflows zu entwerfen und an Ihre Anforderungen anzupassen. Wenn Sie jemals versucht haben, mehrere Dokumente aus einem Jira-Problem zu löschen, können Sie sich an all die Schmerzen erinnern, die Sie erlitten haben. Klicken Sie auf das Symbol, bestätigen Sie dies für die nächste Datei, und wiederholen, wiederholen, wiederholen… Mit der Smart Attachments App ist dies kein Problem mehr. Wählen Sie mehrere Dateien oder ganze Kategorien, wählen Sie den Massenvorgang, entspannen. Enterprise Resource Planning und Customer Relationship Management-Anwendungen wie SAP und Oracle verwenden Service Provider Interfaces (SPI) zum Speichern von Berichten und zum Archivieren von Daten. Die ArchiveLink-Schnittstelle von SAP war eine der ersten ihrer Art, die Schnittstellen für die Archivierung standardisiert und zertifiziert hat. Ähnliche Anwendungen, die sehr prozessieren und berichten schwer sind, sind auch gute Kandidaten für ein Archiv. Dieses Modul sendet die in Kofax gescannten Dokumente mithilfe eines Tickets für die Authentifizierung an Alfresco.

Es sammelt die Dokumente und Metadaten von Kofax und stellt diese Informationen als Teil des Beitrags zur Verfügung. Anschließend wird das Dokument als Stream hochgeladen. Um das Releaseskript zu unterstützen, hat Kofax das folgende C-Modul WebUpload.cs erstellt, um auf die Webskripts zuzugreifen, die die Funktionalität auf dem Alfresco-Server bereitstellen, die für die Verarbeitung der Dokumente erforderlich sind. Eine separate Abfrageansicht kann generiert werden, um eine anwendungsspezifische Ansicht der Dokumente im Archiv basierend auf dem Kontext in der Anwendung darzustellen. Wenn eine Anwendung beispielsweise Berichte auf der Grundlage eines bestimmten Teils dieser Anwendung archiviert, dann würde die Anwendung eine Ansicht der Berichte bereitstellen, die unabhängig davon sein können, wo sie gespeichert sind. Es kann auch Kontext,Status und Prozessinformationen bereitstellen, die für diese Anwendung spezifisch sind. Alternativ kann eine Anwendung einen URL-Link zu einer speziellen Freigabeansicht oder einem Portlet verwenden. Da ein Archiv für die Langzeitspeicherung verwendet wird, kann ein separater Inhaltsspeicher für hierarchisches Speicherverwaltungssystem oder sekundären Speicher verwendet werden. Dies kann von der Anwendung gesteuert werden, indem ein spezieller Aspekt angewendet wird, der bestimmt, in welchen Speicher der Inhalt fließen soll. Stellen Sie fest, was durch den Prozess produziert wird oder welches Ergebnis der Prozess erzielen wird, sobald er abgeschlossen ist. Diese einfache Anleitung zur Prozessdokumentation wird Ihnen dabei helfen, es genau richtig zu machen. Da viele Anwendungen das Dateisystem verwenden, um ihre Ausgabe zu speichern, kann die Verwendung der CIFS-, NFS- oder WebDAV-Schnittstelle eine alternative Möglichkeit zum Speichern und Zugreifen auf die Dokumente im Archiv sein.

Die meisten E-Mail-Clients unterstützen IMAP, sodass die IMAP-Schnittstelle von Alfresco als Archiv für E-Mails fungieren kann. Dies kann eine sehr einfache Möglichkeit sein, Inhalte in ein Repository zu integrieren, obwohl es nicht in der Lage sein wird, so viele Metadaten wie eine direkte Verbindung zu erfassen. Für E-Mails gibt es möglicherweise genügend Informationen in den Feldern Von, An und Betreff, um E-Mails zu extrahieren und zu klassifizieren, die in ein Archiv eingehen. Die Anwendung wäre abhängig von Regeln, Aktionen und Metadatenextraktion, um Standardinformationen auszufüllen. Durch zuordnen eines Workflows zu einem Ordner über eine Regel, kann Alfresco das Dokument für weitere Metadateneinträge weiterleiten. Die Smart Attachments for Jira App ist ein solches Tool.